연구개발팀 직원이 회사 설계자료를 개인 클라우드 계정에 올린 사실이 확인되었습니다.

회사는 이를 중대한 정보보안 위반으로 보고 정직이나 해고를 검토하기 시작했습니다.

그러나 징계 절차를 준비하는 과정에서 규정의 공백이 드러났습니다.

취업규칙에는 ‘회사의 기밀을 누설한 경우’만 징계사유로 규정되어 있었고, 정보보안규정은 승인받지 않은 USB 사용과 외부 이메일 전송만 금지하고 있었습니다.

개인 클라우드나 온라인 저장공간에 관한 기준은 없었습니다.

징계규정과 인사위원회 운영규정에 적힌 위원 수와 의결정족수도 서로 달랐습니다.

회사는 사건이 발생한 뒤 개인 클라우드와 생성형 AI 서비스에 회사 자료를 올리는 행위를 새로운 징계사유로 추가하려 했습니다.

그러나 새로운 규정을 만든다고 해서 이미 발생한 사건에 관한 법적 문제가 자동으로 해결되는 것은 아닙니다. 이 경우 회사는 기존의 어떤 규정을 근거로, 어떤 절차에 따라 징계를 진행해야 할까요.

적법하고 일관된 징계는 사전에 정비된 규정에서 출발합니다.

기업은 조직 질서를 유지하고 업무상 비위행위에 대응하기 위해 징계권을 행사할 수 있습니다. 그러나 징계는 사건이 발생할 때마다 경영진이나 인사담당자가 새로운 기준을 만들어 결정하는 조치가 아닙니다.

어떤 행위를 징계사유로 평가할 수 있는지, 어떤 종류의 처분을 할 수 있는지, 어떤 절차를 거쳐야 하는지는 적용 가능한 단체협약과 취업규칙, 인사·징계규정 등 사전에 마련된 기준을 바탕으로 판단해야 합니다.

근로기준법은 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자에게 취업규칙을 작성하여 신고하도록 하고 있습니다. 취업규칙에 포함해야 할 사항에는 ‘표창과 제재에 관한 사항’도 포함됩니다. 다만 법률이 징계위원의 수, 위원회 개최 통지기간, 소명 방식과 재심 절차까지 사업장별로 일률적으로 정하고 있는 것은 아닙니다.

따라서 기업이 징계권을 예측 가능하고 일관되게 행사하려면 징계사유와 징계종류뿐 아니라 다음과 같은 사항을 내부 규정으로 구체화할 필요가 있습니다.

• ◈ 징계 조사와 징계 요구의 권한
• ◈ 징계위원회의 구성과 의결 방식
• ◈ 징계위원의 제척·기피
• ◈ 징계사유와 위원회 개최 통지
• ◈ 출석 또는 서면 소명
• ◈ 의결과 결과 통지
• ◈ 재심 절차

징계규정은 사건이 발생한 뒤 특정 처분의 근거를 찾기 위한 문서가 아닙니다. 근로자에게는 금지되는 행위와 적용 절차를 예측하게 하고, 회사에는 유사한 사건을 같은 기준으로 처리하게 하는 사전 기준이어야 합니다.

다만 취업규칙의 작성·신고 의무와 개별 징계처분의 효력은 구분하여 검토해야 합니다.

취업규칙을 신고했는지 여부만으로 특정 징계의 정당성이 결정되는 것은 아닙니다. 실제 적용 규정의 내용과 성립·변경 과정, 징계사유와 징계수위 및 절차 준수 여부를 함께 살펴야 합니다.

취업규칙만이 아니라 관련 사규 전체를 확인해야 합니다.

기업의 징계 기준이 하나의 문서에 모두 들어 있는 것은 아닙니다.

실무에서는 징계 관련 내용이 다음과 같은 여러 문서에 나뉘어 있는 경우가 많습니다.

• ◈ 단체협약
• ◈ 취업규칙
• ◈ 인사규정과 복무규정
• ◈ 징계규정
• ◈ 인사위원회 또는 징계위원회 운영규정
• ◈ 정보보안규정
• ◈ 윤리규정
• ◈ 직장 내 괴롭힘 처리규정

문서의 제목이 ‘정보보안규정’이나 ‘징계위원회 운영기준’이라고 하더라도, 그 내용이 근로자의 복무규율이나 징계절차를 정하고 있다면 실질적으로 취업규칙의 일부로 평가될 수 있습니다. 대법원도 징계절차를 세부적으로 규정한 징계위원회 운영기준을 취업규칙의 일부로 본 사례가 있습니다.

따라서 문서의 명칭만 볼 것이 아니라 관련 규정 전체를 비교하여 다음 사항을 확인해야 합니다.

• ◈ 동일한 행위가 규정마다 다르게 표현되어 있지 않은가
• ◈ 징계종류와 각 처분의 효력이 일치하는가
• ◈ 징계위원의 수와 자격이 서로 충돌하지 않는가
• ◈ 의결정족수가 규정마다 다르지 않은가
• ◈ 징계 요구권자와 위원회 소집권자가 명확한가
• ◈ 정보보안규정이나 윤리규정 위반이 취업규칙상 징계사유와 연결되는가
• ◈ 통지·소명·재심 절차가 일관되어 있는가
• ◈ 각 규정의 개정일과 시행일이 확인되는가

앞의 사례에서 징계규정은 위원 5명과 재적위원 3분의 2 이상의 찬성을 요구하지만, 인사위원회 운영규정은 위원 3명 이상 7명 이하와 출석위원 과반수 찬성을 정하고 있다고 가정해 보겠습니다.

인사위원회가 징계위원회의 기능을 겸한다는 조항까지 있다면, 실제 징계 단계에서는 어느 위원 구성과 의결 기준을 적용해야 하는지부터 다툼이 생길 수 있습니다. 회사가 사건 발생 후 자신에게 유리한 규정을 선택했다는 문제도 제기될 수 있습니다.

노동조합이 있는 사업장에서는 단체협약의 인적 적용 범위와 징계 관련 조항도 함께 확인해야 합니다. 취업규칙은 해당 사업장에 적용되는 단체협약에 어긋날 수 없으므로, 두 규정이 실제로 충돌하는 경우 회사가 편의에 따라 적용 기준을 선택해서는 안 됩니다.

규정이 많다고 기준이 명확해지는 것은 아닙니다. 여러 규정이 하나의 징계 절차 안에서 모순 없이 연결되어 있어야 합니다.

징계규정에 담아야 할 세 가지 영역.

징계 관련 규정은 크게 징계사유, 징계종류와 수위(양정), 징계절차의 세 영역으로 나누어 점검할 수 있습니다.

- 징계사유

기업에서 반복적으로 발생할 수 있는 주요 비위 유형을 구체적으로 규정할 필요가 있습니다.

무단결근과 정당한 업무지시 위반, 횡령·배임과 법인카드 유용, 폭행·폭언, 직장 내 괴롭힘과 성희롱, 기밀·개인정보 유출, 허위보고와 문서 위조 등이 대표적입니다.

디지털 업무환경이 확대된 기업이라면 개인 클라우드, 외부 온라인 저장공간, 개인 이메일과 메신저, 생성형 AI 서비스 등을 통한 자료의 저장·전송·입력 문제도 검토해야 합니다.

- 징계종류와 징계수위

견책, 감봉, 정직, 징계해고 등 회사가 선택할 수 있는 처분의 종류와 각 처분의 의미를 명확히 해야 합니다.

비위행위의 고의성, 반복성, 손해 규모, 근로자의 직위와 책임, 과거 징계 이력, 피해 회복 여부 등을 가중·감경 요소로 정해 두면 유사한 사건을 일관되게 처리하는 데 도움이 됩니다.

다만 양정기준을 절대적 기준처럼 적용해서는 안 됩니다. 같은 유형의 위반이라도 행위의 동기와 경위, 자료의 중요성, 실제 손해와 신뢰관계에 미친 영향은 달라질 수 있기 때문입니다.

- 징계절차

조사와 징계 요구의 권한, 위원회 구성과 자격, 제척·기피, 소집과 의결정족수, 징계사유 통지, 출석 또는 서면 소명, 의사록 작성, 결과 통지와 재심 절차 등을 정비해야 합니다.

규정에 내용이 존재하는지만 확인해서도 부족합니다. 이미 폐지된 직책이 당연직 위원으로 남아 있거나 현재 존재하지 않는 부서가 징계 요구권자로 규정되어 있다면 절차를 지킬 수 없어 징계가 무효가 될 우려가 있습니다. 규정의 내용이 현재 조직과 실제 운영 방식에 맞는지도 함께 점검해야 합니다.

포괄조항일수록, 더 상세히 살펴야 합니다.

기업에서 발생 가능한 모든 비위행위를 사전에 예상하여 개별적으로 열거하는 것은 현실적으로 어렵습니다.

이 때문에 취업규칙에는 흔히 다음과 같은 포괄조항이 포함됩니다.

이와 같은 조항은 규정에 직접 열거되지 않은 비위행위에 대응하기 위한 보완장치가 될 수 있습니다.

그러나 ‘회사가 부적절하다고 판단하는 행위’ 또는 ‘회사 방침에 위반한 일체의 행위’와 같은 광범위한 문구만으로 회사가 어떠한 행위든 징계할 수 있는 것은 아닙니다.

징계사유에 해당하는지는 규정의 문언을 객관적이고 합리적으로 해석하여 판단해야 합니다. 포괄조항을 적용할 때에는 구체적으로 열거된 징계사유와의 유사성, 근로자의 직무, 행위의 고의성과 중대성, 기업 질서와 신뢰관계에 미친 영향 등을 함께 검토해야 합니다.

앞의 사례에서도 개인 클라우드에 자료를 올린 행위가 곧바로 ‘기밀 누설’에 해당한다고 단정할 수는 없습니다.

다음과 같은 사정을 구분하여 살펴야 합니다.

• ◈ 해당 자료가 회사의 기밀 또는 중요 자료에 해당하는지
• ◈ 외부 저장 자체를 금지하는 규정이 있었는지
• ◈ 제3자가 실제로 자료에 접근할 수 있었는지
• ◈ 공개 링크가 생성되거나 외부에 전달되었는지
• ◈ 회사가 관련 보안정책을 공지하고 교육했는지
• ◈ 근로자가 외부 유출 가능성을 인식했는지
• ◈ 업무상 필요와 대체 수단이 있었는지

정보보안규정 위반이 확인되더라도 그것만으로 특정한 징계처분이 자동으로 정당화되는 것은 아닙니다. 취업규칙상 징계사유와의 연결, 위반 정도와 징계수위의 적정성도 별도로 검토해야 합니다.

포괄조항은 예상하지 못한 비위행위에 대응하기 위한 보완장치이지, 구체적인 규정 정비를 생략하기 위한 조항은 아닙니다.

사건 발생 후 개정한 규정을 현재 사건에 적용할 수 있을까요.

사례 회사가 사건 발생 후 다음 조항을 신설한다고 가정해 보겠습니다.

이 조항은 향후 유사 사건을 예방하는 기준으로는 의미가 있습니다. 그러나 신설 조항을 이미 발생한 연구원의 행위에 적용할 수 있는지는 별도의 문제입니다.

사건 발생 후 개정된 규정의 적용 여부는 일률적으로 판단할 수 없습니다. 다음 사항을 구분하여 검토해야 합니다.

• ◈ 과거에 없던 새로운 징계사유를 만든 것인지
• ◈ 기존 조항의 의미를 명확히 한 것인지
• ◈ 종전보다 징계수위를 높인 것인지
• ◈ 징계시효나 위원회 절차를 변경한 것인지
• ◈ 개정 전후 사건에 적용할 기준을 정한 경과조항이 있는지
• ◈ 개정일과 시행일, 징계절차 개시일이 언제인지
• ◈ 개정 전에 이미 완성된 법률관계가 있는지
• ◈ 근로자에게 불리한 취업규칙 변경에 해당하는지

취업규칙을 작성하거나 변경할 때에는 근로자 과반수로 조직된 노동조합이 있는 경우에는 그 노동조합, 그러한 노동조합이 없는 경우에는 근로자 과반수의 의견을 들어야 합니다. 근로자에게 불리하게 변경하는 경우에는 같은 주체의 동의를 받아야 합니다.

새로운 징계사유를 추가하거나 기존 징계사유의 범위를 확대하는 경우, 징계수위를 높이거나 근로자에게 보장된 절차를 축소하는 경우에는 불리한 변경에 해당하는지 면밀히 검토해야 합니다. 동일한 비위행위에 대한 징계수위를 강화하는 규정 변경이 불이익 변경에 해당한다는 행정해석도 확인됩니다.

대법원 전원합의체는 근로자에게 불리한 취업규칙 변경에 집단적 동의를 받지 못한 경우, 변경 내용에 사회통념상 합리성이 있다는 이유만으로 그 유효성을 인정할 수 없다고 판단했습니다. 다만 노동조합이나 근로자들이 집단적 동의권을 남용한 것으로 볼 특별한 사정이 있는 경우에는 예외가 인정될 수 있으며, 그 판단은 엄격하게 이루어집니다.

따라서 기업은 향후 사건에 대비한 규정 개정과 현재 사건에 적용할 법적 근거를 구분해야 합니다. 규정을 개정하는 것만으로 이미 발생한 사건에 적용할 근거가 자동으로 보완되는 것은 아닙니다.

징계규정은 정기적으로 점검해야 합니다.

징계규정은 한 번 작성한 뒤 그대로 보관하는 문서가 아닙니다.

조직과 업무환경이 바뀌면 기존 규정으로 대응하기 어려운 비위 유형이 등장합니다. 여러 차례 부분 개정을 거치면서 규정끼리 충돌하거나, 실제로 존재하지 않는 조직과 직책이 규정에 남기도 합니다.

기업은 다음과 같은 시점에 징계 관련 규정을 점검할 필요가 있습니다.

• ◈ 조직 개편이나 인수합병 후
• ◈ 단체협약을 체결하거나 갱신한 후
• ◈ 재택·원격근무 제도를 도입할 때
• ◈ 클라우드나 생성형 AI 등 새로운 업무도구를 도입할 때
• ◈ 정보보안 및 개인정보 처리체계를 변경할 때
• ◈ 직장 내 괴롭힘이나 성희롱 사건의 처리체계를 개편할 때
• ◈ 실제 징계 사건이나 노동위원회 분쟁이 종료된 후

규정 정비는 관련 문서 전체를 수집하는 것에서 시작해야 합니다. 징계사유와 종류, 위원회 구성, 의결정족수, 통지와 소명 및 재심 절차를 비교하여 충돌·공백·중복 조항을 찾아야 합니다.

개정안을 마련한 뒤에는 근로자에게 불리한 변경인지 검토하고, 그 결과에 따라 법에서 정한 의견청취 또는 동의 절차를 진행해야 합니다. 취업규칙의 신고와 게시·공지, 임직원 교육도 함께 이루어져야 합니다.

정보보안규정이나 윤리규정이라는 명칭을 사용하더라도 그 내용이 근로자의 복무규율이나 징계 기준을 정하고 있다면 취업규칙의 일부로 평가될 수 있습니다. 따라서 문서의 제목이 아니라 내용과 적용 대상을 기준으로 변경 절차를 검토해야 합니다.

좋은 징계규정은 특정한 처분을 쉽게 정당화하기 위한 규정이 아닙니다. 근로자에게는 금지되는 행위와 징계 절차를 예측할 수 있게 하고, 회사에는 유사한 사건을 일관된 기준으로 처리할 수 있게 하는 규정이어야 합니다.

이를 위해서는 취업규칙만이 아니라 단체협약, 인사·징계규정, 위원회 운영규정, 정보보안규정이 서로 충돌하지 않는지 함께 점검해야 합니다. 새로운 징계사유를 추가하거나 징계수위와 절차를 변경할 때에는 근로자에게 불리한 취업규칙 변경에 해당하는지, 적법한 변경 절차를 거쳤는지, 개정 규정이 언제부터 어떤 행위에 적용되는지도 확인해야 합니다.

규정의 공백과 충돌은 실제 사건이 발생한 뒤에야 드러나는 경우가 많습니다. 그러나 그때에는 이미 기업이 선택할 수 있는 대응이 제한되어 있을 수 있습니다. 선제적인 규정 정비가 징계권 행사의 정당성과 향후 분쟁 대응력을 확보하는 출발점인 이유입니다.

Q. 회사 징계규정은 사건이 발생한 뒤 정비해도 되나요? 답변 보기

A.

징계규정은 사건이 발생한 뒤 특정 처분의 근거를 만들기 위한 문서가 아닙니다. 어떤 행위를 징계할 수 있는지, 어떤 처분을 할 수 있는지, 어떤 절차를 거쳐야 하는지를 사전에 정해 근로자와 회사 모두가 예측할 수 있도록 하는 기준이어야 합니다.

Q. 취업규칙만 확인하면 징계규정 점검이 끝나는 건가요? 답변 보기

A.

아닙니다. 단체협약, 취업규칙, 인사·복무규정, 징계규정, 위원회 운영규정, 정보보안규정, 윤리규정 등 징계와 관련된 사규 전체를 함께 확인해야 합니다. 특히 위원 수, 의결정족수, 징계 요구권자, 통지·소명·재심 절차 등이 서로 충돌하지 않는지 점검해야 합니다.

Q. 징계규정에 포괄적인 징계사유 조항이 있으면 모든 비위행위를 징계할 수 있나요? 답변 보기

A.

그렇지는 않습니다. 포괄조항은 예상하지 못한 비위행위에 대응하기 위한 보완장치일 수 있지만, 광범위한 문구만으로 모든 행위를 징계할 수 있는 것은 아닙니다. 구체적으로 규정된 다른 징계사유와의 유사성, 근로자의 직무, 고의성과 중대성, 기업 질서와 신뢰관계에 미친 영향 등을 함께 검토해야 합니다.

Q. 개인 클라우드나 생성형 AI에 회사 자료를 올린 행위를 징계하려면 규정에 미리 정해둬야 하나요? 답변 보기

A.

디지털 업무환경에서 반복될 가능성이 있는 행위라면 관련 기준을 사전에 점검해 두는 것이 중요합니다. 개인 클라우드, 외부 저장공간, 개인 이메일·메신저, 생성형 AI 서비스 등을 통한 회사 자료의 저장·전송·입력 문제도 징계사유와 보안규정이 어떻게 연결되는지 검토할 필요가 있습니다.

Q. 사건 발생 후 새로 만든 징계규정을 이미 발생한 사건에 적용할 수 있나요? 답변 보기

A.

사건 발생 후 규정을 개정했다고 해서 그 규정을 기존 사건에 당연히 적용할 수 있는 것은 아닙니다. 새로운 징계사유를 신설한 것인지, 기존 규정을 명확히 한 것인지, 징계수위나 절차를 변경한 것인지, 경과조항과 시행일이 어떻게 정해졌는지 등을 구분해 검토해야 합니다. 근로자에게 불리한 취업규칙 변경인지도 함께 확인해야 합니다.