상시근로자 약 180명인 유통기업이 영업팀장 A에게 다음과 같은 징계위원회 출석통지서를 보냈습니다.

위원회는 통지서를 받은 다음 날로 예정되어 있었습니다. 그러나 어떤 업무지시를 언제 위반했다는 것인지, 조직질서 문란으로 문제 삼는 발언이나 행동이 무엇인지는 적혀 있지 않았습니다.

A는 위원회에 출석한 뒤에야 회사가 월간 실적보고서 미제출과 회의 중 발언 등을 문제 삼는다는 사실을 알게 되었습니다. 통지서에 없던 고객정보 외부 전송과 법인카드 사용 문제도 위원회에서 처음 제기되었습니다.

이처럼 추상적인 징계사유만 기재한 통지도 적법한 통지로 볼 수 있을까요. 회사는 징계 대상자에게 어느 정도까지 구체적인 내용을 알려야 할까요.

모든 징계에 동일한 사전통지 기준이 적용되는 것은 아닙니다.

징계 통지의 적정성을 검토할 때에는 먼저 해당 사업장에 적용되는 단체협약, 취업규칙, 인사규정과 징계규정을 확인해야 합니다.

모든 사업장에 동일한 형식이나 기간의 사전통지를 요구하는 일반적인 법정 기준이 있는 것은 아닙니다. 대법원도 단체협약이나 취업규칙에 징계혐의 사실을 사전에 통지하도록 정한 규정이 없다면 반드시 그 사실을 미리 통지할 의무까지 인정되는 것은 아니라고 판단하였습니다.

다만 회사 규정이 징계 대상자에게 소명 기회를 보장하고 있다면, 징계위원회에서 혐의 사실을 알리고 이에 관하여 진술할 기회를 제공해야 합니다. 회사가 적절한 기회를 제공하였다면 근로자가 실제로 소명하지 않았다는 사정만으로 절차가 위법해지는 것은 아닙니다.

(사례) 회사의 징계규정에 다음과 같은 조항이 있다고 가정해 보겠습니다.

이 경우 회사는 징계의 객관성과 공정성을 위해 스스로 규정의 형태로 마련한 절차이기 때문에 해당 기간을 준수해야 합니다.

따라서 일반적인 관행만 따를 것이 아니라, 회사 규정이 어떠한 사유를 어느 시점까지 통지하도록 정하고 있는지를 먼저 확인해야 합니다.

징계사유와 구체적인 혐의 사실은 다릅니다.

징계 통지서에는 흔히 다음과 같은 표현이 사용됩니다.

• ◈ 업무지시 불이행
• ◈ 근무태만
• ◈ 조직질서 문란
• ◈ 회사 명예 훼손
• ◈ 정보보안규정 위반

이러한 표현은 취업규칙이나 인사규정에 정해진 징계사유의 유형입니다. 그러나 징계 대상자가 실제로 설명하고 방어해야 하는 대상은 그 유형에 해당한다고 회사가 주장하는 구체적인 행위입니다.

‘업무지시 불이행’이라고만 통지받은 A는 회사가 월간 실적보고서 미제출, 고객사 방문 지시 거부, 부서회의 불참 또는 업무 인수인계 지연 등 규정에 명시된 사유 중 어떤 행위를 문제 삼는 것인지 알기 어렵습니다.

회사가 실제로 문제 삼는 행위가 보고서 미제출이라면 다음과 같이 대상 행위를 식별할 수 있도록 하는 것이 적절합니다.

‘업무지시 불이행’은 규정상 분류이고, 실제 징계 심의의 대상은 언제 어떤 지시를 어떠한 방식으로 이행하지 않았는지에 관한 사실입니다.

대상 행위를 알지 못하면 근로자는 지시를 실제로 받았는지, 제출기한이 변경되었는지, 불이행에 정당한 사유가 있었는지 또는 이미 업무를 이행했는지를 확인하기 어렵습니다.

통지는 방어할 행위를 식별할 수 있는 정도여야 합니다.

징계 통지가 어느 정도로 구체적이어야 하는지를 모든 사건에 동일한 기준으로 정하기는 어렵습니다. 문제 된 행위의 성격과 발생 기간, 횟수 및 사건의 복잡성에 따라 필요한 기재 정도가 달라질 수 있기 때문입니다.

회사 규정에서 별도의 기재사항을 정하고 있지 않더라도 실무상 다음 내용을 중심으로 통지하면 징계 대상자가 심의 대상 행위를 파악하고 소명을 준비하는 데 도움이 됩니다.

• ◈ 문제 된 행위가 발생한 일시 또는 기간
• ◈ 관련 업무나 지시 및 구체적인 행동
• ◈ 반복행위라면 그 횟수와 범위
• ◈ 위원회 개최 일시·장소와 출석 방법
• ◈ 서면 소명 방법과 제출기한

적용을 검토하는 사규 조항도 함께 표시하면 구체적인 행위와 규정상 징계사유의 관계를 보다 명확하게 할 수 있습니다.

다만 모든 사건에서 시각과 장소, 관계자 이름과 증거목록까지 빠짐없이 적어야 한다는 의미는 아닙니다. 핵심은 징계 대상자가 자신이 어떤 행위에 관하여 심의를 받는지를 알 수 있고, 사실관계를 확인하여 반박자료나 참작자료를 준비할 수 있었는지입니다.

소명 기회는 단순히 회의실에서 발언할 기회만을 의미하지 않습니다. 회사 규정이 변명이나 소명 기회를 보장하고 있다면, 혐의 내용을 검토하고 자료를 준비할 수 있는 시간도 함께 주어져야 합니다.

대법원은 취업규칙이 징계 대상자의 소명 기회를 보장한 사안에서, 위원회 개최 1시간 50분 전에 통지하여 소명자료를 준비할 시간적 여유를 주지 않은 것은 실질적인 변명 기회를 부여하지 않은 것과 같다고 판단한 바 있습니다. 다만 필요한 준비기간은 회사 규정, 혐의의 수와 사건의 복잡성 등에 따라 달라질 수 있습니다.

(사례) 회사는 자체 규정에서 5일 전 통지를 정하고 있음에도 A에게 하루 전에 통지했습니다. A가 업무지시 이메일, 보고서 작성기록, 제출기한 변경 여부와 자료 취합 지연 사유를 확인해야 했다면 실질적인 준비 기회가 주어졌는지를 검토할 필요가 있습니다.

혐의 사실 통지와 증거자료를 제공하는 것은 별개의 문제입니다.

징계 대상자에게 혐의 사실을 구체적으로 알려야 한다는 것과 회사가 보유한 조사자료를 모두 사전에 제공해야 한다는 것은 같은 문제가 아닙니다.

법령상 모든 징계 사건에서 회사가 조사자료 전체를 미리 제공해야 한다고 일률적으로 말할 수는 없습니다. 자료의 열람이나 교부에 관한 단체협약 또는 사규가 있는지를 먼저 확인해야 합니다.

제보자와 참고인의 개인정보, 영업비밀 및 신고자 보호 문제도 함께 고려할 필요가 있습니다. 다만 실질적인 소명이 필요하고 자료 전체를 제공하기 어려운 경우에는 개인정보를 가린 자료의 열람, 증거 요지의 고지 또는 특정 자료에 대한 의견 제출 기회 부여 등을 검토할 수 있습니다.

중요한 것은 조사자료를 전부 공개했는지만이 아니라, 징계 대상자가 회사가 문제 삼는 구체적인 행위를 이해하고 그에 관하여 실질적으로 설명할 수 있었는지입니다.

징계위원회에서 새로운 혐의가 확인된 경우.

징계위원회에서는 조사 단계에서 확인되지 않았던 사실이나 자료가 새롭게 제시되기도 합니다. 이때에는 새로운 징계사유가 추가된 것인지를 확인해야 합니다. 사례에서 회사가 기존 보고서 제출 지시를 뒷받침하기 위해 추가 이메일이나 메신저 기록을 제시했다면, 이는 이미 통지된 행위에 관한 새로운 증거에 가까울 수 있습니다.

보고서 미제출이라는 같은 행위를 ‘업무지시 불이행’뿐 아니라 ‘근무태만’으로도 평가하는 경우에는 기초가 되는 구체적인 행위가 동일한 범위인지 검토할 수 있습니다.

반면 고객정보 외부 전송이나 법인카드 사적 사용은 보고서 미제출이나 회의 중 발언과는 기초가 되는 행위 자체가 다릅니다.

회사 규정이 징계의결 요구권자가 징계사유를 특정하여 위원회에 의결을 요구하고, 위원회가 해당 사유를 심리하도록 정하고 있다면 위원회는 원칙적으로 요구된 사유의 범위에서 판단해야 합니다. 다만 당초 사유와 기본적 사실관계가 동일한 범위에서는 규정상 평가를 추가하거나 변경할 수 있습니다. 기본적 사실관계가 같은지는 법적 명칭이 아니라 그 기초가 되는 구체적인 행위가 기본적인 점에서 동일한지를 중심으로 판단합니다.

별개의 비위 의혹이 새롭게 확인되었다면 이를 위원회 당일 곧바로 처분 근거에 포함하기보다 추가 조사, 심의 연기, 혐의 사실의 보완과 재통지 및 추가 소명기간 부여 등을 검토해야 합니다.

징계위원회는 심의 대상이 특정되지 않은 별개의 행위까지 일괄하여 처분하는 절차가 아닙니다.

통지절차의 하자는 사후에 보완될 수 있는가.

회사 규정에서 정한 통지기간을 지키지 않았거나 통지 내용이 충분히 구체적이지 않았다면 징계절차상 문제가 제기될 수 있습니다.

다만 통지절차에 하자가 있다는 이유만으로 모든 사건에서 동일한 결론이 내려지는 것은 아닙니다.

판례는 규정상 통지기간을 지키지 않았더라도 징계 대상자가 절차에 이의를 제기하지 않은 채 위원회에 출석하여 충분히 변명한 경우나, 재심 과정에서 충분한 준비기간과 소명 기회가 실질적으로 보완된 경우에는 절차상 하자가 치유될 수 있다고 본 사례가 있습니다.

그러나 위원회에 출석했다는 사실만으로 모든 하자가 당연히 사라지는 것은 아닙니다.

A가 통지 내용이 지나치게 추상적이고 준비기간도 부족하다는 점을 지적하면서 심의 연기를 요청했음에도 회사가 즉시 의결했다면, 단순히 위원회에 출석했다는 사정만으로 통지절차의 문제가 모두 보완되었다고 보기는 어려울 수 있습니다.

반대로 회사가 심의를 연기하고 구체적인 혐의 사실을 다시 통지한 뒤 관련 자료를 준비할 기간을 부여했다면 판단은 달라질 수 있습니다.

하자의 치유는 개별 사건에서 사후적으로 판단되는 문제입니다. 나중에 보완될 가능성을 전제로 처음부터 회사 규정과 통지절차를 축소해서는 안 됩니다.

징계해고의 결과 통지는 별도로 검토해야 합니다

징계위원회 개최 전 통지와 징계해고의 최종 통지는 서로 다른 절차입니다.

위원회 개최 전 통지는 대상자에게 심의 대상이 되는 행위를 알리고 소명을 준비하게 하는 데 목적이 있습니다. 구체적인 방식과 기간은 주로 단체협약, 취업규칙과 징계규정에 따라 판단합니다.

반면 회사가 징계 결과로 근로자를 해고하는 경우에는 근로기준법 제27조가 별도로 적용됩니다. 사용자는 해고사유와 해고시기를 서면으로 통지해야 하며, 서면통지를 해야 해고의 효력이 인정됩니다.

사례 회사가 A에게 다음과 같이만 통지했다고 가정해 보겠습니다.

이 문서에서는 해고시기는 확인되지만 회사가 어떠한 행위를 해고사유로 확정했는지는 알기 어렵습니다.

근로자가 구체적인 해고사유를 이미 알고 충분히 대응한 경우에는 통지서의 상세 기재 정도가 달리 판단될 수 있습니다. 그러나 해고사유를 서면에 전혀 적지 않는 것은 허용되지 않습니다. 대법원도 근로자가 해고사유를 알고 있었다고 하더라도 해고통지서에 사유가 전혀 기재되지 않았다면 근로기준법 제27조에 위반된다고 판단했습니다.

따라서 징계위원회에서 혐의 내용을 충분히 설명했다는 사정만으로 최종 해고통지서에 해고사유를 적지 않아도 되는 것은 아닙니다.

징계 통지는 대상자를 압박하거나 처분의 결론을 미리 확정하기 위한 문서가 아닙니다.

회사가 어떤 행위를 문제 삼는지를 분명히 하고, 징계 대상자가 이에 관한 설명과 자료를 준비하도록 하여 징계위원회가 정확한 사실관계를 바탕으로 판단하게 하는 절차입니다.

통지 내용이 지나치게 추상적이면 근로자는 무엇을 설명해야 하는지 알기 어렵고, 회사 역시 위원회에서 새로운 사실과 사유를 계속 추가하면서 심의 범위를 통제하기 어려워질 수 있습니다.

징계위원회 개최 전에는 다음 사항을 확인할 필요가 있습니다.

• ◈ 단체협약과 징계규정에 사전통지 조항이 있는지
• ◈ 심의 대상 행위를 식별할 수 있도록 통지했는지
• ◈ 자체 규정상 통지기간과 소명 방법을 준수했는지
• ◈ 기본적 사실관계가 다른 새로운 행위를 징계사유로 추가했는지
• ◈ 최종 처분사유가 통지·심의된 행위와 기본적 사실관계가 같은지
• ◈ 징계해고라면 해고사유와 해고시기를 서면으로 통지했는지

징계절차의 공정성은 위원회가 개최되었다는 형식만으로 확보되지 않습니다. 회사가 문제 삼는 행위의 범위를 명확히 하고, 그 범위 안에서 실질적인 소명과 심의가 이루어져야 합니다.

Q. 징계위원회 출석통지서에 ‘업무지시 불이행’이라고만 적어도 되나요? 답변 보기

A.

회사 규정과 사건의 구체적인 내용에 따라 판단해야 하지만, ‘업무지시 불이행’이나 ‘조직질서 문란’ 같은 표현은 징계사유의 유형에 해당합니다. 실제 소명의 대상은 회사가 문제 삼는 구체적인 행위이므로, 징계 대상자가 어떤 행동에 대해 심의를 받는지 식별할 수 있도록 통지하는 것이 중요합니다.

Q. 징계사유 통지서에는 어느 정도까지 구체적으로 적어야 하나요? 답변 보기

A.

모든 사건에 동일한 기재 기준이 적용되는 것은 아닙니다. 다만 문제 된 행위의 일시 또는 기간, 관련 업무나 지시, 구체적인 행동, 반복행위의 횟수와 범위 등을 통해 징계 대상자가 자신이 방어해야 할 행위를 파악할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

Q. 징계위원회 개최 직전에 통지해도 소명 기회만 주면 괜찮나요? 답변 보기

A.

단순히 위원회에서 말할 기회를 주는 것만으로 충분하다고 단정할 수 없습니다. 회사 규정에서 통지기간을 정하고 있다면 이를 준수해야 하고, 혐의 내용을 검토하고 자료를 준비할 수 있는 실질적인 시간도 고려해야 합니다.

Q. 징계 대상자에게 회사가 확보한 증거를 모두 공개해야 하나요? 답변 보기

A.

혐의 사실을 구체적으로 통지하는 것과 회사가 확보한 조사자료 전체를 제공하는 것은 별개의 문제입니다. 관련 단체협약이나 사규를 확인해야 하며, 제보자·참고인의 개인정보, 영업비밀, 신고자 보호 문제도 고려해야 합니다. 중요한 것은 대상자가 문제 된 행위를 이해하고 실질적으로 설명할 기회를 가졌는지입니다.

Q. 징계위원회 당일 새로운 비위 사실이 나오면 바로 징계사유에 추가할 수 있나요? 답변 보기

A.

기존 혐의를 뒷받침하는 새로운 증거인지, 기본적 사실관계가 다른 별개의 징계사유인지 먼저 구분해야 합니다. 별개의 비위 의혹이라면 추가 조사, 심의 연기, 혐의 사실의 보완·재통지와 추가 소명기간 부여 등을 검토할 필요가 있습니다.