감사 일정이 잡히면 먼저 “가서 어떻게 설명해야 할까”를 생각하기 쉽습니다. 하지만 조사 전에 할 일은 답변을 미리 만드는 것보다, 문제가 된 시점에 실제로 어떤 일이 있었는지를 당시 자료로 확인하는 작업입니다.

몇 달, 때로는 몇 년 전의 업무라면 기억만으로 결재 경위나 보고 순서, 지시 내용, 처리 시점을 정확하게 복원하기 어렵습니다. 당시의 결재문서와 공문, 보고자료, 업무 이메일, 일정 기록, 시스템에 남아 있는 업무자료는 그 시점의 상황을 확인할 수 있는 자료가 됩니다.

감사 연락을 받은 직후에는 조사 주체와 대상, 요구사항, 기한을 먼저 확인해야 합니다. 조사 일정과 대상 업무가 어느 정도 특정됐다면, 이제는 그 범위에 맞춰 객관자료를 찾고 사실관계를 시간순으로 맞춰볼 차례입니다.

특정 계약이나 사업 집행 과정이 문제 된 경우를 생각해보겠습니다. 최종 결재문서만 확인해서는 전체 경위를 알기 어려울 수 있습니다. 최초 검토자료는 무엇이었는지, 중간보고는 어떤 순서로 이루어졌는지, 당시 어떤 의견이 제시됐는지, 결재 전후 자료에 어떤 변화가 있었는지에 따라 업무 처리의 의미가 달라질 수 있기 때문입니다.

조사 전에는 자신에게 유리한 자료를 골라내기보다 그 업무가 실제로 어떻게 진행됐는지를 확인할 수 있는 원자료가 무엇인지부터 살펴볼 필요가 있습니다. 결재문서와 시행문, 보고서뿐 아니라 업무 이메일, 업무시스템 기록, 회의나 일정 관련 기록도 당시 상황을 확인하는 자료가 될 수 있습니다.

조사 준비를 이유로 기존 원자료를 고치거나 덮어쓰는 방식으로 정리해서는 안 됩니다. 남아 있는 자료의 상태와 위치를 먼저 확인하고, 필요한 메모나 정리는 원자료와 구별되는 방식으로 하는 편이 안전합니다.

자료를 확인하다 보면 현재 기억과 기록이 다르게 보이는 대목이 나올 수도 있습니다. 이때 어느 한쪽에 맞춰 설명부터 만드는 것은 적절하지 않습니다. 자료로 확인되는 부분과 현재 기억에 의존하는 부분을 구별해 두는 것이 먼저입니다.

이미 한 진술과 객관자료가 충돌하는 경우 그 진술의 신빙성을 어떻게 판단할지는 별도의 문제입니다. 이 부분은 후속 글에서 다루겠습니다.

감사 과정의 자료제출 요구에는 법적 근거가 있습니다.

「공공감사에 관한 법률」 제20조는 감사기구의 장이 자체감사를 위해 필요할 때 자체감사 대상기관 또는 그 소속 공무원이나 직원에게 관계 서류·장부·물품 등의 제출을 요구하거나 전산정보시스템에 입력된 자료를 조사할 수 있도록 하고 있습니다. 다만 이러한 조치는 감사에 필요한 최소한도에 그쳐야 하고, 요구를 받은 기관이나 공무원·직원은 정당한 사유가 없으면 따라야 합니다. 감사를 위해 제출받은 정보나 자료를 감사 목적 외의 용도로 이용해서도 안 됩니다.

따라서 자료제출 문제를 “감사이니 모두 내야 한다”거나 반대로 “불리할 수 있으니 일단 내지 않는다”는 식으로 판단하기는 어렵습니다.

서면으로 자료제출 요구를 받았다면 우선 어느 업무에 관한 것인지, 대상 기간이 언제부터 언제까지인지, 특정 문서나 파일을 요구하는 것인지, 더 넓은 자료군을 요구하는 것인지 살펴볼 필요가 있습니다. 구두로 요구받은 경우라면 어떤 자료를 어느 범위에서 언제까지 제출하라는 것인지부터 확인해야 합니다.

감사원 감사의 경우 현행 「감사원 감사사무 처리규칙」은 자료제출요구서 발부를 규정하면서도, 긴급한 경우나 감사 착수 후 감사대상 기관에서 감사를 수행하는 경우 등에는 구두 요구를 허용하고 있습니다. 이때 관계자가 요청하면 자료제출요구서를 발부해야 하고, 제출받을 자료의 양과 제출기관의 인력·준비기간 등을 고려해 필요한 최소 범위에서 요구하도록 정하고 있습니다.

감사에 협조해야 할 의무 자체도 판례에서 확인됩니다. 대법원 2015. 9. 10. 선고 2013추517 판결은 교육부 특정감사와 관련해 감사대상 교육청 소속 공무원이 감사활동에 협조할 의무를 부담한다고 보았고, 법령상 의무를 위반해 감사를 거부한 행위가 징계사유가 될 수 있다고 판단했습니다.

다만 이 판결을 모든 자료제출 요구가 그 범위와 관계없이 적법하다는 의미로 확대해서는 안 됩니다. 감사 협조의무가 존재한다는 것과 개별 자료요구가 해당 감사의 법적 근거와 필요한 범위 안에 있는지는 별개의 문제입니다.

종이문서가 아니라 PC, 이메일, 메신저, 휴대전화 등에 저장된 자료가 문제 되는 경우에는 요구 대상과 방법을 조금 더 세분해서 볼 필요가 있습니다.

2025년 12월 신설된 현행 「감사원 감사사무 처리규칙」 제22조의2는 감사원이 디지털 자료를 제출받는 방법을 별도로 정하고 있습니다.

감사원은 디지털저장매체에서 감사에 필요한 최소한의 범위 내에서 관련 자료를 선별하여 추출하는 방법으로 자료를 제출받을 수 있습니다. 현장에서 선별·추출하는 것이 현실적으로 불가능하거나 감사목적을 달성하기 현저히 곤란한 경우에는 디지털저장매체의 원본이나 복제본을 제출받을 수 있습니다.

절차도 구별됩니다. 디지털 자료나 저장매체의 원본·복제본을 제출받으려면 관리자·소유자 또는 사용자의 동의를 받아야 하고, 자료의 탐색·선별·추출이나 원본·복제본 제출 과정에 참여할 수 있다는 사실을 고지하도록 되어 있습니다.

여기서 ‘동의’라는 문언만 떼어내 동의하지 않으면 아무런 법적 문제가 없다고 단정해서는 안 됩니다. 이를 모든 감사에서 통용되는 일반적인 개인 휴대전화 제출거부권으로 설명하는 것도 현행 규정의 범위를 넘어설 수 있습니다.

디지털 자료에서는 기기의 이름보다 실제로 어떤 데이터와 접근방식을 요구하는지가 더 중요합니다. 특정 업무시스템의 자료인지, 일정 기간의 이메일이나 파일인지, 관련 데이터를 선별·추출하려는 것인지, 저장매체의 원본 또는 복제본 자체를 요구하는 것인지에 따라 확인해야 할 사항이 달라집니다.

업무자료와 사적인 자료가 한 기기에 함께 저장돼 있다면 감사 대상 업무와 요구 자료 사이의 관련성도 살펴야 합니다. 자료제출 요구와 디지털 자료 제출 모두 감사에 필요한 범위를 전제로 하고 있기 때문입니다.

또 하나 구별할 점이 있습니다. 「감사원 감사사무 처리규칙」 제22조의2는 감사원 감사에 직접 적용되는 규정입니다. 「공공감사에 관한 법률」 제20조는 자체감사에서 자료제출 요구와 전산정보시스템 자료 조사를 규정하고 있지만, 감사원규칙의 디지털 자료 제출절차가 모든 자체감사에 그대로 적용되는 것은 아닙니다.

따라서 소속 기관의 자체감사라면 공공감사법만 볼 것이 아니라 그 기관에 적용되는 감사규정도 함께 확인해야 합니다.

관련 자료를 어느 정도 확인했다면 사건의 흐름을 시간순으로 배열해보는 것이 도움이 됩니다.

언제 업무가 시작됐는지, 당시 어떤 문서가 있었는지, 보고와 결재는 어떤 순서로 진행됐는지, 이후 어떤 조치가 이루어졌는지를 객관자료와 연결해 보는 방식입니다.

이때 자료로 확인되는 사실과 현재 기억으로만 알고 있는 내용을 구별해 두면 조사 과정에서 확인되지 않은 내용을 사실처럼 단정하는 일을 줄일 수 있습니다.

이미 자료제출 요구를 받은 상태라면 이 시간표와 요구 범위를 함께 대조해볼 수 있습니다. 요구된 기간이 실제 업무기간과 어떻게 연결되는지, 어떤 자료가 제출 대상에 포함되는지, 같은 내용이 어느 시스템과 문서에 각각 남아 있는지도 파악하기 쉬워집니다.

개인 기기에 저장된 자료를 광범위하게 추출·복제하려는 요구가 있거나, 업무자료와 사적 정보가 넓게 섞여 있거나, 감사 대상 사실이 형사책임 문제로도 이어질 가능성이 있다면 이야기가 달라집니다. 이때 자료의 제출범위와 방법은 단순한 문서정리 문제가 아닐 수 있습니다. 실제 적용되는 감사규정, 요구의 구체적 내용, 제출된 자료가 이후 어떤 절차에서 사용될 수 있는지를 나누어 검토할 필요가 있습니다.

감사조사를 준비한다는 것은 미리 답변을 완성해두는 일이 아닙니다. 당시 자료가 무엇을 보여주는지 확인하고, 기관이 정확히 무엇을 요구하고 있는지를 파악한 상태에서 조사에 들어가는 것이 먼저입니다.

그다음 단계에서는 경위서·확인서·문답서와 같은 문서가 문제 됩니다. 이름은 비슷해 보이지만 작성 방식과 의미가 같지는 않습니다. 다음 글에서는 이 문서들이 각각 무엇이고, 작성과 확인 과정에서 무엇을 구별해야 하는지 살펴보겠습니다.