감사 과정에서는 이름이 비슷해 보이는 여러 서류를 접하게 됩니다. “경위를 써 달라”는 요청을 받아 직접 문서를 작성하기도 하고, 확인서에 적힌 내용을 확인하거나 서명하기도 합니다. 대면조사에서는 감사담당자의 질문과 답변이 문답서 형태로 남을 수 있습니다.

모두 감사 과정에서 작성되는 서류이지만 작성 방식과 기능은 같지 않습니다. 반대로 경위서·확인서·문답서라는 이름만으로 각각의 법적 효력이 정해지는 것도 아닙니다. 어떤 과정에서 만들어졌고, 그 안에 무엇이 사실로 기재되어 있으며, 당사자가 실제로 어떤 내용을 확인했는지를 함께 봐야 합니다.

「감사원법」이나 「공공감사에 관한 법률」은 모든 감사에 공통으로 적용되는 ‘경위서’의 형식이나 효력을 별도로 정하고 있지 않습니다.

「감사원법」 제27조는 감사원이 증명서·변명서와 그 밖의 관계 문서 및 장부·물품 등의 제출을 요구할 수 있도록 하고 있고, 「공공감사에 관한 법률」 제20조 역시 자체감사에서 관계 서류·장부 및 물품 등의 제출을 요구할 수 있도록 규정합니다. 그러나 두 법률에서 경위서를 독립된 하나의 문서유형으로 정의하고 있지는 않습니다.

반면 개별 기관의 감사규정에서는 경위서가 구체적인 감사서류로 규정되기도 합니다. 현행 「통일부 자체감사규정」도 감사에 필요한 경우 진술서·경위서 또는 확인서의 제출을 요구할 수 있도록 하고 있습니다.

그렇기 때문에 경위서를 작성할 때에는 제목보다 먼저 무엇을 적으라는 요구를 받고 있는지를 살펴야 합니다.

당시 업무가 어떤 순서로 진행됐는지를 설명하는 것인지, 자신의 행위를 특정하는 것인지, 다른 사람의 행동이나 책임관계까지 서술해야 하는 것인지에 따라 문서의 내용은 달라집니다.

사실과 평가도 나누어 볼 필요가 있습니다.

“그날 해당 결재문서를 확인했다”는 표현과 “제가 관련 규정을 위반한 것 같습니다”라는 표현은 성격이 다릅니다. 하나는 당시의 사실관계에 관한 서술이고, 다른 하나에는 그 행위에 대한 평가가 들어가 있습니다. 기억이나 추측이 직접 확인한 사실과 한 문장 안에서 섞이는 경우도 마찬가지입니다.

중앙행정기관과 지방자치단체의 자체감사에서는 확인서와 문답서의 용도가 보다 구체적으로 규정되어 있습니다.

「중앙행정기관 및 지방자치단체 자체감사기준」 제23조는 감사결과 처리가 필요한 사항의 증거를 보강할 필요가 있는 경우 관계자로부터 관련 사실관계 등을 기술한 확인서를 받을 수 있도록 합니다. 책임소재와 그 한계를 규명하고 행위의 동기·배경 또는 변명 등을 들을 필요가 있는 경우에는 문답서를 작성하도록 하고 있습니다.

확인서를 검토할 때에는 어떤 내용까지 자신의 확인사항으로 기재되어 있는지 읽어볼 필요가 있습니다.

날짜, 보고 여부, 지시 내용처럼 구체적인 사실이 적혀 있는 경우가 있는 반면, “부적정하게 처리하였다”, “관련 규정을 위반하였다”, “책임이 있다”와 같이 사실에 대한 평가가 함께 들어갈 수도 있습니다.

조사 과정에서 자신이 설명한 내용과 확인서에 정리된 문구가 같은 의미인지도 살펴야 합니다. 직접 경험하지 않은 사실이 자신이 확인한 사실처럼 적혀 있거나, 설명하지 않은 평가까지 자신의 진술로 정리되어 있다면 그 문장의 의미를 확인한 뒤 문서를 작성하거나 확인하는 것이 필요합니다.

문구 하나하나를 형식적으로 문제 삼으라는 의미는 아닙니다. 자신이 실제로 확인할 수 있는 사실의 범위와 문서에 적힌 내용의 범위가 일치하는지를 보는 문제에 가깝습니다.

참고로, 만약 확인서의 내용을 감사관이 미리 정해주고 작성을 강요하거나 확인서를 컴퓨터로 기재하여 출력해 준 다음 서명하게 하는 것은 부당한 강요행위로 확인서의 효력이 부정될 뿐만 아니라 감사관이 강요죄나 직권남용죄로 처벌될 수도 있습니다.

문답서는 경위서처럼 자신의 설명을 자유롭게 작성해 제출하는 문서와 구조가 다릅니다.

현행 「감사원 감사사무 처리규칙」 제17조는 변상책임의 판정이나 징계·문책 사유에 해당하는 경우 또는 그 밖의 중요한 사안에서 관계자의 책임소재와 한계를 규명하고 행위의 동기·배경 또는 변명을 들을 필요가 있을 때 관계자를 대상으로 문답을 실시하고 문답서를 작성하도록 규정하고 있습니다.

조사자가 질문하고 관계자가 답하면 그 내용이 문답 형식으로 기록됩니다. 그래서 답변의 대략적인 취지가 맞는지만 확인해서는 놓치는 부분이 생길 수 있습니다.

질문의 전제가 자신이 이해하고 있는 사실과 같은지, 답변하면서 붙였던 조건이나 전제가 기록에서 빠지지는 않았는지, 직접 알고 있는 사실과 다른 사람에게 전해 들은 내용이 같은 수준의 사실처럼 정리되어 있지는 않은지를 살펴볼 필요가 있습니다.

“기억이 나지 않는다”, “자료를 확인해야 한다”, “당시에는 그렇게 알고 있었다”는 답변은 특정 사실을 단정적으로 인정하는 답변과 같지 않습니다. 말로 답할 때 존재했던 차이가 문서에서는 달라질 수 있습니다.

감사원 문답의 경우 현행 감사사무 처리규칙도 문답서의 열람을 예정하고 있습니다. 작성된 문답서를 확인하는 과정은 단순히 마지막에 서명하는 형식적인 단계로만 볼 수 없습니다.

감사 과정에서 문서에 서명하거나 그 내용을 확인했다는 사정은 이후 그 문서를 평가할 때 의미를 가질 수 있습니다. 그렇다고 서명했다는 이유만으로 그 안의 모든 사실이 법률상 번복할 수 없게 확정되는 것은 아닙니다.

반대로 감사 과정에서 작성한 문서는 나중에 다시 설명하면 되므로 별다른 의미가 없다고 보는 것도 판례의 태도와는 거리가 있습니다.

대법원 1994. 9. 23. 선고 94누3421 판결은 상급기관의 자체조사 과정에서 공무원이 비위사실을 자인하는 확인서를 작성하고, 그 내용에 관하여 조사관과 문답한 내용을 기재한 진술서가 작성된 사안을 다뤘습니다.

대법원은 그 확인서와 진술서가 본인의 의사에 반하여 강제로 작성됐거나 그 내용이 허위임을 인정할 객관적인 사유가 있는 등 특별한 사정이 없다면 그 증거가치를 쉽게 부인할 수 없다고 판단했습니다. 당시 사건에서는 당사자가 문서의 진정성립을 인정했고 확인서를 자필로 작성했다는 구체적인 사정도 있었습니다.

이 판결을 모든 감사서류에 적용해 “한번 서명하면 끝”이라는 의미로 받아들일 수는 없습니다. 판결이 다룬 것은 구체적인 금품수수 사실을 스스로 인정한 확인서와 그 내용에 관한 문답형 진술서였고, 대법원 역시 해당 문서가 만들어진 경위와 내용을 전제로 판단했습니다.

경위서·확인서·문답서를 작성하거나 확인할 때에는 결국 몇 가지를 구별해서 읽게 됩니다. 자신이 직접 알고 있는 사실인지, 현재의 기억에 의존한 내용인지, 다른 사람에게 들은 내용인지, 사실에 대한 평가까지 포함된 것인지, 실제로 설명한 내용과 기록된 문장이 같은 의미인지입니다.

이미 작성하거나 서명한 문서를 나중에 정정·보충할 수 있는지, 처음 진술과 이후 설명이 다를 때 그 신빙성을 어떻게 판단하는지는 그 다음 문제입니다. 객관적인 업무자료와 감사 당시의 진술이 서로 맞지 않는 경우 역시 별도의 검토가 필요합니다.

지금 경위서나 확인서를 작성하거나 문답서를 확인하고 있다면, 먼저 봐야 할 것은 서류의 명칭 자체가 아닙니다. 무슨 사실이, 누구의 설명으로, 어떤 과정을 거쳐 기록되고 있는지를 구별해야 합니다. 이후 그 문서가 징계절차 등에서 다시 문제될 경우에도 바로 그 내용과 작성 과정이 검토의 출발점이 됩니다.

최근에는 문답서의 내용이 진술과 다름에도 수정을 받아 주지 않아 어쩔 수 없이 서명했으나 내용은 사실과 다르다는 주장이 법정에서 종종 인용되는 사례가 있습니다. 이는 수사기관의 피의자신문조서의 증거능력도 당사자가 법정에서 부동의하면 증거로 사용할 수 없으므로 감사의 문답서의 증거능력도 이와 유사한 흐름으로 가는 경향이 있습니다.