상시근로자 약 200명인 온라인 유통기업의 물류운영팀장 A는 7일 뒤 열리는 징계위원회 출석통지서를 받았습니다.

통지서에는 다음과 같은 징계사유가 적혀 있었습니다.

• 1. 회사 기밀자료 외부 유출
• 2. 부당한 인사평가 지시 및 직장질서 문란
• 3. 회사 명예 훼손

그러나 외부로 유출했다는 파일이 무엇인지, 누구에게 보냈다는 것인지, 문제 된 메시지와 외부 발언이 언제 이루어졌는지는 구체적으로 적혀 있지 않았습니다.

A는 억울하다는 내용의 장문을 작성하려 했습니다. 회사의 조사방식과 자신을 신고한 직원에 대한 불만도 소명서에 모두 담으려고 했습니다.

그러나 방어해야 할 사실이 무엇인지 정확히 파악하지 않은 상태에서 반박문부터 작성하면 핵심 쟁점을 놓칠 수 있습니다. 객관적인 기록으로 확인되는 사실까지 모두 부인하면 다른 주장에 대한 신뢰도까지 낮아질 수 있습니다.

징계통지서를 받은 날에는 무엇부터 준비해야 할까요.

징계사유를 행위별로 나누어야 합니다

징계통지서를 받았다면 감정적인 반박에 앞서 회사가 문제 삼는 행위를 각각 분리해야 합니다.

사례의 ‘회사 기밀자료 외부 유출’, ‘부당한 인사평가 지시’, ‘회사 명예 훼손’이라는 표현만으로는 어떤 사실과 자료에 관하여 의견을 제출해야 하는지 명확하지 않습니다.

A는 문제 된 파일과 전송 상대방, 부당하다고 보는 구체적인 지시, 외부 발언의 시기와 내용, 각 행위에 적용하려는 회사 규정과 근거자료의 범위를 서면으로 문의할 필요가 있습니다.

그다음 통지된 사유를 다음과 같이 나누어 검토해야 합니다.

첫 번째 사유와 관련하여 개인 이메일 전송 사실, 전송된 파일의 내용과 보안등급, 전송 목적과 제3자 제공 여부를 확인합니다.

두 번째 사유에서는 인사평가와 관련하여 실제로 사용한 표현, 전체 대화의 맥락과 당시 적용된 평가기준을 살펴야 합니다.

세 번째 사유와 관련하여 외부에 전달한 내용, 상대방과 발언 목적, 해당 내용이 이미 회사에서 공개한 사실인지 여부를 확인해야 합니다.

회사가 구체화 요청에 답하지 않더라도 소명서 제출기한이 지나도록 자료를 제출하지 않을지 여부는 신중히 결정해야 합니다. 구체적인 사유를 확인하지 못하였더라도 현재 통지된 범위에서 소명 가능한 의견을 제출하고, 확인하지 못한 사실과 필요한 자료를 명시한 뒤 추가 의견 제출 기회를 요청하는 것이 적절합니다.

소명서 작성은 자신의 억울함을 설명하는 것보다, 어떤 행위에 관해 방어해야 하는지를 살피는 데서 시작합니다.

사실과 회사의 평가를 구분해야 합니다

징계사유를 나눈 뒤에는 각 항목을 다시 세 가지로 분류하는 것이 좋습니다.

객관적인 기록과 일치하여 인정하는 사실, 회사의 주장과 달라 다투는 사실, 관련 자료가 없어 아직 판단하기 어려운 사실입니다.

사례에서 개인 이메일 전송기록이 명확하게 남아 있다면 파일을 보낸 사실까지 부인하는 것은 적절하지 않습니다.

그러나 파일 전송 사실을 인정하는 것이 곧 회사의 중요정보를 부정한 목적으로 유출했다고 인정하는 것은 아닙니다.

A는 개인 이메일을 사용한 사실은 인정하면서도 업무상 긴급한 상황에서 이루어진 전송이었는지, 상급자에게 어떤 내용으로 승인을 요청했는지, 전송된 파일이 고객 제공용 자료인지, 관련 없는 제3자에게 다시 전달되었는지를 별도로 소명해야 합니다.

다만 회사 보안규정이 개인 계정으로의 전송 자체를 무단 반출이나 외부 유출로 정하고 있다면 제3자에게 전송하지 않았다고 하더라도 규정 위반에 해당합니다.

상급자의 승인이나 업무상 필요가 면책사유로 항상 인정되는 것도 아닙니다.

개인 계정으로의 반출을 승인한 사람에게 해당 전송을 허용할 권한이 있었는지, 회사가 개인 이메일 사용을 명확히 금지하고 있었는지를 함께 살펴야 합니다. 이러한 사정은 고의와 책임 정도, 징계수위를 판단하는 데 중요한 자료가 될 수 있습니다.

인사평가 부분도 마찬가지입니다. A가 “미완료 건이 있으니 점수에 확실히 반영하세요”라는 메시지를 보낸 사실이 곧 특정 직원에게 보복성 불이익을 주도록 지시했다는 것을 입증하는 것은 아닙니다.

사후의 부당해고 구제절차나 소송에서는 해고의 정당성을 사용자가 증명해야 하고, 여러 징계사유 중 일부만 인정된 경우 그 일부만으로 동일한 처분이 정당한지도 신중하게 판단되는 것은 사실입니다.

다만 이러한 증명책임의 원칙이 징계위원회 단계에서 근로자가 아무런 설명을 하지 않아도 된다거나 자료를 제출하지 않아도 된다는 의미는 아닙니다.

이메일 전송이나 메시지 작성 사실을 인정하는 것과 그 행위가 징계사유에 해당한다는 평가 및 징계수위의 적정성을 인정하는 것은 서로 다릅니다.

시간순으로 사실관계와 관련 자료를 확인해야 합니다

징계사건에서는 기억에 의존해 긴 경위서를 작성하기보다 문제 된 업무의 흐름을 시간순으로 정리하는 것이 효과적입니다.

A는 개인 이메일 전송과 관련하여 고객의 자료 요청, 상급자에게 보고한 시점, 파일 전송, 고객 제공과 후속 업무보고가 언제 이루어졌는지를 정리해야 합니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

다만 상급자의 답변이 개인 이메일 사용을 명시적으로 허용한 것인지는 별도로 검토해야 합니다.

인사평가 지시도 같은 방식으로 정리할 수 있습니다. 평가기준이 언제 배포되었는지, 부하직원이 어떤 질문을 했는지, A가 정확히 어떤 표현으로 답했는지, 해당 기준이 다른 직원에게도 동일하게 적용되었는지를 시간순으로 살펴야 합니다.

각 사실 옆에는 이를 확인할 이메일, 메신저, 결재문서, 회의기록과 평가자료 등 관련 사실을 확인할 수 있는 증거를 명시하는 것이 좋습니다.

기억을 중심으로 장문의 소명서를 작성하기보다, 시간·행위·자료를 종합적으로 정리하여 사실관계를 분명히 해야 합니다.

소명서는 주장에 대응하는 증거를 확인하는 형태로 작성해야 합니다.

소명서에는 억울하다는 결론을 반복하거나 회사 조사 전체를 비판하는 내용이 주를 이뤄서는 안 됩니다.

위원들이 각 징계사유에 관한 입장과 근거를 확인할 수 있도록 다음과 같이 구성하는 것이 적절합니다.

각 징계사유에 대하여 전부 부인하는지, 일부 객관적 사실만 인정하는지, 자료 확인 후 추가 의견을 제출할 것인지를 먼저 밝힙니다.

그 후 문제 된 행위 전후의 사실관계를 시간순으로 설명하고, 회사가 전제한 사실이 잘못되었거나 일부 자료만으로 판단한 부분을 구체적으로 지적합니다. 각 주장 뒤에는 이를 확인할 자료의 번호와 명칭을 표시하는 것이 좋습니다.

징계사유가 구체적으로 통지되지 않았거나 준비기간이 부족하고 새로운 사유가 뒤늦게 추가되는 등의 절차적 하자에 관한 문제는 징계사유에 관한 사항과 별도로 정리합니다.

그 외 필요할 경우 자료의 열람, 추가 의견서 제출기간, 위원회 연기 또는 다음 기일의 심의 등과 같은 구체적인 요청사항을 표시합니다.

예를 들어 개인 이메일 전송 부분은 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

소명서에는 주장만 적는 것이 아니라 그 주장을 입증할 자료를 명시하고, 필요한 경우 회사에 요청하는 조치를 함께 작성할 수 있습니다.

필요한 경우 자료를 특정하여 확인을 요청해야 합니다.

소명에 필요한 자료가 회사의 이메일 서버나 메신저 시스템에만 남아 있을 수 있습니다.

그런데 일반적으로 기업의 징계절차에서 대상자에게 회사의 조사자료 전부를 열람하거나 복사할 권리가 인정되는 것은 아닙니다. 단체협약과 취업규칙에 관련 절차가 있는지, 해당 자료가 방어에 얼마나 중요한지, 개인정보나 영업비밀이 포함되어 있는지를 함께 검토해야 합니다.

따라서 ‘회사가 보유한 모든 자료를 제공해 달라’고 포괄적으로 요구하기보다 확인하려는 사실과 필요한 자료를 특정하는 것이 좋습니다.

예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

문제 된 파일의 회사 서버 원본과 수정이력, 인사평가 기준표, 평가 관련 결재기록과 외부 발언의 근거로 삼은 자료도 같은 방식으로 특정할 수 있습니다.

사본 제공이 어렵다면 지정 장소에서의 열람, 개인정보를 가린 자료, 핵심 내용의 요약, 위원회에서의 원본 확인과 확인 후 추가 의견 제출을 요청할 수 있습니다.

자료가 필요하더라도 타인의 계정에 접속하거나 접근권한을 넘어 자료를 대량으로 내려받아서는 안 됩니다. 조사와 무관한 개인정보를 함께 반출하거나 파일을 수정하고 메신저 화면을 편집하는 행위는 별도의 징계사유를 구성하거나 추가적인 분쟁을 야기할 우려가 있습니다.

소명에 필요한 자료라도 적법한 접근권한과 보안규정을 벗어나는 방법으로 확보해서는 안 됩니다.

동료가 작성한 확인서에는 작성자가 직접 경험한 사실을 명시해야 합니다

징계 대상자는 자신에게 유리한 동료의 확인서를 제출하려는 경우가 많습니다.

그러나 “A 팀장은 부당한 지시를 하지 않았다”는 결론만 적힌 확인서라면 사실관계를 판단하는 데 한계가 있습니다.

확인서에는 작성자가 직접 참여하거나 들은 상황, 일시와 장소, 실제로 사용된 표현, 당시 함께 있었던 사람과 지시 이후 이루어진 업무가 구체적으로 기재되어야 합니다.

사례의 부하직원 B가 조사 초기에는 “A가 특정 직원의 평가점수를 낮추라고 지시했다”고 진술했다가 이후 자신의 진술을 번복하였다면, 번복한 진술이 A에게 유리하다는 점만 강조하는 것으로 충분하지는 않습니다.

B가 최초 조사 당시 전체 대화를 확인했는지, 이후 어떤 자료를 보고 최초 진술을 번복한 것인지, 실제 지시가 무엇이었다고 기억하는지를 정리해야 합니다.

또한 동료에게 사실확인을 요청할 수는 있지만 유리한 결론이나 문구를 정해 주거나 기존 진술을 변경하도록 압박해서는 안 됩니다. 확인서는 작성자가 자신의 기억과 자료에 따라 자발적으로 작성해야 합니다.

동료의 확인서는 작성자가 직접 보고 들은 구체적인 사실을 담아야 합니다.

새로운 징계사유가 갑자기 추가될 경우, 추가 소명 기회를 요청해야 할 필요가 있습니다.

위원회 개최 이틀 전 회사가 A에게 외부 협력업체로부터 향응을 받았다는 징계사유를 추가했다고 가정하겠습니다.

그러나 회사가 향응을 제공했다는 사람과 일시·장소, 구체적인 내용 및 근거자료를 알리지 않았다면 A는 무엇을 방어해야 하는지 정확히 알기 어렵습니다.

향응수수는 개인 이메일 전송이나 인사평가 지시와는 사실관계와 필요한 자료가 다른 별개의 징계사유입니다.

A는 추측에 기초해 즉시 답하기보다 현재 기억하는 범위의 사실을 밝히면서 다음 사항을 서면으로 요청해야 합니다.

구체적인 일시·장소와 상대방, 제공받았다는 이익의 내용, 회사가 적용하려는 규정과 근거자료, 추가 의견서 제출기한 및 위원회 연기 또는 해당 사유의 다음 기일 심의입니다.

또한 회사의 징계규정이 징계의결 요구사유를 위원회의 심의 범위로 정하고 있다면, 위원회가 회부되지 않은 새로운 독립적 사유를 임의로 추가하기는 어렵습니다. 새로운 사유를 처분의 근거로 삼으려면 규정에 따른 추가 회부나 통지와 별도의 소명 기회를 부여해야 합니다.

새로운 혐의가 추가되었다면 확인하지 않은 내용을 추측하여 답하기보다 구체적인 내용과 자료를 확인하고 추가 의견 제출 기회를 요청하는 것이 좋습니다.

위원회에서는 쟁점사항과 주장하는 사실에 대해 명확히 설명해야 합니다.

징계위원회에서는 제출한 소명서 전체를 그대로 읽을 필요는 없습니다.

회사가 사실과 달리 파악한 부분, 이를 확인할 객관적인 자료, 문제 된 행위의 목적과 업무상 경위, 아직 확인하지 못한 자료와 추가 요청사항을 중심으로 진술하는 것이 적절합니다.

질문에는 사실과 의견을 구분하여 답해야 합니다. 사실관계에 대해 명확히 답변하고, 기억나지 않거나 자료 확인이 필요한 부분은 추측해서 답변해서는 안 됩니다. 서면과 구두진술의 일관성도 중요하지만 정확성이 우선입니다.

조사 당시 진술이 기억 착오나 불완전한 자료에 기초한 것이었다면 이를 그대로 유지하기보다, 어떤 자료를 확인한 뒤 어느 부분을 정정하는지와 같은 이유를 명확히 설명해야 합니다.

회사 규정이 소명 기회를 보장하는 경우 회사는 대상자에게 그 기회를 제공하면 되고, 대상자가 반드시 실제로 소명해야만 절차를 진행할 수 있는 것은 아닙니다. 따라서 확인된 사실과 제출할 자료는 가능한 범위에서 징계위원회 출석 전에 정리해야 합니다.

사실관계를 정정해야 할 필요가 있을 경우, 형식적인 일관성을 위해 잘못된 진술을 유지하기보다, 정확한 사실과 진술을 정정한 이유를 명확히 설명해야 합니다.

일부 행위가 인정될 가능성에 대비해 징계양정 관련 자료도 준비해야 합니다

징계수위와 관련하여, 징계사유가 일부 인정되는 경우라 하더라도 중한 처분은 과도하다는 의견을 구분하여 제시할 수 있습니다.

사례에서 A가 회사 보안규정을 충분히 확인하지 않고 개인 이메일을 사용했다면 그 행위 자체에 관한 책임은 일부 인정될 수 있습니다.

이 경우에도 업무상 필요가 있었는지, 상급자의 지시나 승인이 어느 범위까지 있었는지, 외부의 관련 없는 제3자에게 자료를 제공했는지, 현실적인 손해가 발생했는지와 즉각적인 회수·삭제 조치를 했는지 여부는 징계수위를 판단하는 별도의 사정이 됩니다.

장기근속과 종전 근무평가, 징계 전력의 유무, 조사 협조, 재발방지 계획과 유사 사례의 처분 수준도 함께 살펴야 합니다.

다만 업무 목적이나 상급자의 승인 및 부서 관행의 존재가 명시적인 보안규정 위반을 자동으로 정당화하는 것은 아닙니다. 규정 위반 여부와 행위자의 책임 정도 및 적정한 징계수위는 나누어 판단해야 합니다.

소명서에는 다음과 같이 주된 주장과 예비적인 의견을 구분해 작성할 수 있습니다.

일부 행위가 인정되더라도 행위의 경위와 책임 정도, 실제 손해와 사후조치 여부에 따라 징계수위가 달라질 수 있습니다.

징계통지서를 받은 직후에는 통지된 징계사유를 행위별로 나누고, 객관적으로 확인되는 사실과 회사의 평가, 자료 확인이 필요한 부분을 구분해야 합니다.

그 후 문제 된 업무의 흐름을 시간순으로 정리하고 각 주장에 이메일, 메신저, 결재문서와 평가기준 등 객관적인 자료를 첨부해야 합니다.

회사에 자료를 요청할 때에는 모든 조사자료를 포괄적으로 요구하기보다 관련 사실을 확인하기 위해 어떤 자료가 필요한지를 구체적으로 밝혀야 합니다.

새로운 징계사유가 추가되었다면 확인되지 않은 내용을 추측하여 답하기보다 구체적인 사실과 근거자료를 확인하고 추가 의견을 제출할 기회를 요청해야 합니다.

절차상 문제가 있더라도 가능한 범위에서 징계사유 자체에 관한 의견을 함께 준비하고, 일부 행위가 인정될 가능성에 대비하여 책임 정도와 징계수위에 관한 자료도 별도로 제시할 필요가 있습니다.

징계통지서를 받은 직후에는 반박문부터 작성하기보다 통지된 행위를 항목별로 나누고, 사실 자체와 회사의 평가를 구분한 뒤 각 주장을 입증할 수 있는 객관적인 자료를 첨부해야 합니다.